Naar hoofdinhoud
Buildmatic

Procesautomatisering voor minder handmatig werk

Minder klikken.Meer tijd.

De werkdruk is hoog en goed personeel vinden blijft moeilijk. Hoe krijg je met hetzelfde team meer gedaan? Automatiseer terugkerende handelingen en geef je mensen tijd voor werk dat aandacht vraagt.

Vraag een Automation Scan aanBekijk hoe het werkt

Eerst meten, dan bouwen · tijdwinst achteraf controleerbaar

Werkstromen actief
  • Loket.nl → Exact Online2,2 s

    Loondata verwerkt in de administratie

  • GitHub → Vercel3,1 s

    Nieuwe versie automatisch uitgerold

  • Jira → GitHub0,9 s

    Ontwikkeling gekoppeld aan het juiste ticket

  • Codex → Jira2,4 s

    Uitgewerkte taak als ticket aangemaakt

  • Pipedrive → Power BI1,8 s

    Verkoopcijfers bijgewerkt in het dashboard

Voorbeeldweergave · routes uit werkstromen die we bouwen

Samenwerkingen

Bekijk cases
  • Regeljelease.nl logo
  • Ostium Home logo
  • Barbershop Eelde logo

01De handmatige route

Actief proces: Klantaanvraag
Klantaanvraag

Voor één aanvraag opent je team inbox, CRM en planning.

De klant ziet één bevestiging. Daarachter zoekt een medewerker het dossier op, controleert de gegevens en zet dezelfde informatie met de hand in meerdere systemen.

Achter één bevestiging zitten acht handelingen

  1. 01Aanvraag in de inbox openen
  2. 02Klantrecord in het CRM opzoeken
  3. 03Contactgegevens controleren
  4. 04Dossier in de planning openen
  5. 05Gegevens veld voor veld overnemen
  6. 06Status in het CRM bijwerken
  7. 07Bevestigingsmail schrijven
  8. 08Opvolging in de agenda zetten

Bij de volgende aanvraag begint dezelfde route opnieuw. Zo besteedt je team per aanvraag tijd aan informatie vinden en overzetten.

02De route wordt korter

Actief proces: Klantaanvraag

Dezelfde aanvraag kan in één werkstroom door je systemen.

De inbox activeert de route. Buildmatic controleert het CRM, werkt de planning bij en laat alleen werk dat oordeel vraagt bij je team.

De handmatige route

8 stappen·7 overdrachten

  1. 01Een aanvraag komt binnen in de inbox
  2. 02Buildmatic controleert het CRM, werkt de planning bij en voert de afgesproken acties uit
  3. 03De klant ontvangt de bevestiging en de opvolging staat klaar

  • Processtappen

    8 → 3

  • Handmatige overdrachten

    7 → 0

  • Systemen

    inbox · CRM · planning

  • Tijd voor je team

    werk dat oordeel vraagt

Buildmatic neemt het zoeken en overzetten over. Je team blijft beschikbaar voor de aanvraag die aandacht of een besluit nodig heeft.

De geautomatiseerde route bestaat uit drie stappen: Een aanvraag komt binnen in de inbox, Buildmatic controleert het CRM, werkt de planning bij en voert de afgesproken acties uit, De klant ontvangt de bevestiging en de opvolging staat klaar.

03De meetbare uitkomst

Na de bouw meten we de tijd die je team terugkrijgt.

Voor de bouw meten we hoeveel minuten een medewerker aan de handmatige route besteedt en hoe vaak die route voorkomt. Na oplevering meten we dezelfde aanvraag opnieuw. Het verschil is de tijd die je team per uitvoering terugkrijgt. We tellen alleen aanvragen mee die het afgesproken resultaat bereiken.

Bekijk onze meetmethode
01Tijdsbesparing per geslaagde uitvoering
Handmatige tijd12 min
Tijd na automatisering2 min
Tijd terug10 min
02Bruto capaciteitswaarde per maand
Tijd terug per maand36,7 uur
Intern uurtariefje tarief
Capaciteitswaardevariabel

Reken met je eigen cijfers

Tijd terug × uurtarief = capaciteitswaarde

10 min
220×
€ 45
Tijd terug per maand
36,7 uur
Capaciteitswaarde per maand
€ 1.650
≈ € 19.800 per jaar

Deze uitkomst is een indicatie op basis van jouw invoer, geen offerte. De cijfers voor je bedrijf komen uit de nulmeting van je eigen proces.

04De eerste stap

We volgen één aanvraag van binnenkomst tot afronding.

Tijdens de Automation Scan lopen we met je team dezelfde route die je hierboven zag. We kijken mee bij de inbox, het CRM en de andere systemen, meten de tijd per handeling en leggen uitzonderingen vast. Daarna kiezen we samen welke overdracht als eerste aandacht krijgt.

Vraag een Automation Scan aanBekijk de werkwijze

Eerst zelf een indruk? Doe de miniscan: vijf vragen, direct resultaat

Van de eerste aanvraag naar een werkende koppeling

  1. Ontdekken

    We volgen het proces op de werkvloer en spreken de medewerkers die het uitvoeren. We noteren de gebruikte systemen, overdrachten, wachttijden en uitzonderingen.

  2. Meten

    We meten de verwerkingstijd, frequentie, handmatige stappen en het herstelwerk. Deze nulmeting maakt het resultaat na oplevering controleerbaar.

  3. Prioriteren

    Samen beoordelen we iedere kans op impact, technische haalbaarheid, risico en terugverdientijd. De beste verhouding tussen waarde en uitvoerbaarheid krijgt voorrang.

  4. Ontwerpen

    We tekenen de gewenste werkstroom uit voordat we de techniek kiezen. Daarbij leggen we triggers, beslisregels, uitzonderingen, controlemomenten en foutafhandeling vast.

  5. Bouwen

    We bouwen een kleine, bruikbare eerste versie. Medewerkers toetsen de werkstroom in hun dagelijkse werk voordat we deze uitbreiden.

  6. Implementeren

    We trainen gebruikers, documenteren de werking en wijzen een eigenaar aan. Zo kan je team de oplossing zelfstandig gebruiken en beheren.

  7. Verbeteren

    Na livegang vergelijken we de resultaten met de nulmeting. We onderzoeken mislukte uitvoeringen en uitzonderingen en passen de werkstroom aan waar dat nodig is.

05De koppeling

Daarna koppelen we de gebruikte systemen langs één route.

Een wijziging in het ene systeem activeert de volgende stap. De koppeling controleert de gegevens en voert de afgesproken regels uit. Daarna staat het resultaat op de juiste plek.

CRMBron
BuildmaticRegels en controle
DASHBOARDBestemming

Jouw eerste proces

Begin bij de aanvraag die je team het vaakst herhaalt.

We volgen en meten de route. Daarna laten we zien waar je team met een koppeling tijd bespaart.

Vraag een Automation Scan aanNeem contact op