Werkwijze
Zo maken we procesautomatisering meetbaar.
We leggen vast hoeveel tijd een proces nu kost. Na de bouw herhalen we dezelfde meting en rapporteren we de tijdwinst per geslaagde uitvoering.
Per geslaagde uitvoering
oude menstijd
− nieuwe menstijd
= tijd terug
We hebben een nauwkeurige nulmeting nodig om de besparing te berekenen. Daarom begint elk traject met meten.
01Zeven fasen
Van procesanalyse naar meten en bijsturen.
In iedere fase leggen we keuzes en meetpunten vast. Zo kan het team later herleiden waarom we de werkstroom op deze manier bouwden.
Ontdekken
We volgen het proces op de werkvloer en spreken de medewerkers die het uitvoeren. We noteren de gebruikte systemen, overdrachten, wachttijden en uitzonderingen.
Meten
We meten de verwerkingstijd, frequentie, handmatige stappen en het herstelwerk. Deze nulmeting maakt het resultaat na oplevering controleerbaar.
Prioriteren
Samen beoordelen we iedere kans op impact, technische haalbaarheid, risico en terugverdientijd. De beste verhouding tussen waarde en uitvoerbaarheid krijgt voorrang.
Ontwerpen
We tekenen de gewenste werkstroom uit voordat we de techniek kiezen. Daarbij leggen we triggers, beslisregels, uitzonderingen, controlemomenten en foutafhandeling vast.
Bouwen
We bouwen een kleine, bruikbare eerste versie. Medewerkers toetsen de werkstroom in hun dagelijkse werk voordat we deze uitbreiden.
Implementeren
We trainen gebruikers, documenteren de werking en wijzen een eigenaar aan. Zo kan je team de oplossing zelfstandig gebruiken en beheren.
Verbeteren
Na livegang vergelijken we de resultaten met de nulmeting. We onderzoeken mislukte uitvoeringen en uitzonderingen en passen de werkstroom aan waar dat nodig is.
02De nulmeting
De nulmeting legt het vertrekpunt vast.
We kiezen meetpunten die we vóór en na de automatisering op dezelfde manier kunnen vastleggen.
Voor: nulmeting
- Gemiddelde verwerkingstijd per keer
- Aantal handmatige stappen
- Frequentie en volume per week
- Aantal betrokken medewerkers
- Intern uurtarief
- Foutpercentage en herstelwerk
- Wachttijd tussen stappen
- Uitzonderingen die afwijken van de standaard
Na: hermeting
- Resterende menselijke verwerkingstijd
- Aantal geslaagde uitvoeringen
- Handmatige uitzonderingen
- Mislukte uitvoeringen en herstelacties
- Feitelijk bespaarde tijd
- Operationele kosten van het systeem
We vergelijken beide metingen en rekenen alleen de tijdwinst van geslaagde uitvoeringen mee.
03Techniek
Met eigen code houden we data en logica beheersbaar.
We bouwen iedere werkstroom met eigen code en gebruiken geen n8n, Make of Zapier. API's, webhooks, databases en achtergrondprocessen koppelen we rechtstreeks.
Zo houden we zelf controle over data, regels, beveiliging en foutafhandeling. De oplossing blijft inzichtelijk, beheersbaar en overdraagbaar.
Criteria voor iedere oplossing
- Betrouwbaarheid
- Schaalbaarheid
- Privacy
- Beveiliging
- Onderhoudbaarheid
- Data-eigenaarschap
- Foutafhandeling
- Langetermijnkosten
- Leveranciersafhankelijkheid
- Overdraagbaarheid
Volgende stap
Breng je huidige proces eerst in kaart.
Tijdens de Automation Scan leggen we de nulmeting en kansrijkste processtappen vast.