Privacyverklaring

Buildmatic, gevestigd aan Pelikaanstraat 39, 9713 BW Groningen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76612112 met btw-identificatienummer NL003101194B10, bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens uit deze website worden verwerkt. Voor privacyvragen of een verzoek mail je naar info@buildmatic.nl.

• Contactformulier: naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam, gekozen onderwerp en bericht.
• Automation Scan: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, teamgrootte en beschrijving van tijdverlies.
• Bewijs bij een formulier: versies van deze privacyverklaring en de algemene voorwaarden, het server-tijdstip en een uniek inzendingsnummer.
• CRM-opvolging: een contactpersoon, leadtitel en notitie met de ingediende aanvraaggegevens.
• Zakelijke communicatie: afzender, ontvanger, onderwerp, inhoud en noodzakelijke bezorggegevens van e-mail.
• Technische beveiligingsgegevens: beperkte server- en foutgegevens die nodig zijn om misbruik en storingen te onderzoeken. Formulierinhoud wordt niet door de applicatie gelogd.
• Misbruikpreventie: met een geheime sleutel gemaakte hashes van het e-mailadres en netwerkadres, een teller en een vervaltijd. De rate-limittabel bewaart het leesbare e-mailadres en netwerkadres niet.

Vul geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in, zoals medische gegevens, burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen.

• Je aanvraag behandelen en opvolgen. Handel je zelf als (beoogde) contractspartij, dan kan dit nodig zijn om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst of om die uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
• Zakelijke contactpersonen helpen. Neem je namens een onderneming of organisatie contact op, dan verwerken we je zakelijke contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang en dat van je organisatie bij beantwoording en commerciële opvolging (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Datzelfde belang gebruiken we voor bewijsvoering en misbruikpreventie. Je kunt hiertegen bezwaar maken.
• Administratie en wettelijke verplichtingen. Als een samenwerking ontstaat, bewaren we noodzakelijke financiële gegevens op grond van wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Het aanvinken bij de privacytekst is een bevestiging dat je deze informatie hebt gelezen. Het is geen AVG-toestemming en kan daarom niet worden ingetrokken. Buildmatic gebruikt formuliergegevens niet voor nieuwsbrieven of reclameprofielen. Voor zulke doelen zou een afzonderlijke, optionele keuze nodig zijn.

De als verplicht gemarkeerde velden zijn nodig om je aanvraag te begrijpen en te beantwoorden. De bedrijfsnaam is alleen verplicht bij een Automation Scan; een telefoonnummer is optioneel. Zonder de verplichte gegevens en verklaringen kan het formulier niet worden verzonden. Je kunt altijd rechtstreeks mailen naar info@buildmatic.nl.

Het versturen van een formulier levert nog geen opdracht of betalingsverplichting op. Een opdracht ontstaat pas volgens de afspraken in de algemene voorwaarden.

• Supabase ontvangt de eerste databasekopie van de aanvraag. Het gekozen project gebruikt de opslagregio Parijs (eu-west-3).
• Pipedrive ontvangt daarna de aanvraag voor verkoopopvolging. Buildmatic maakt of hergebruikt een contactpersoon, maakt een lead en voegt de aanvraag als notitie toe.
• Resend kan na een contactinzending een interne e-mailnotificatie versturen wanneer deze functie in productie is ingeschakeld.
• Hosting- en infrastructuurleveranciers verwerken de technische gegevens die nodig zijn om de website aan te bieden en te beveiligen. De definitieve productiehost wordt vóór livegang aan deze verklaring toegevoegd.

Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor hun afgesproken taak. Buildmatic moet vóór productie de benodigde verwerkersovereenkomsten, beveiligingsinstellingen en subverwerkerslijsten controleren.

Buildmatic heeft de Pipedrive-verwerkersovereenkomst geaccepteerd. De op 4 september 2026 gecontroleerde versie vermeldt dat gegevens wereldwijd toegankelijk kunnen zijn en dat Pipedrive Inc. in de Verenigde Staten ontvanger kan zijn. Pipedrive neemt daarvoor onder meer de Europese modelcontractbepalingen op in zijn verwerkersovereenkomst. De subverwerkerslijst noemt EU-hosting in Frankfurt en Dublin, maar Pipedrive waarschuwt dat een account door technische omstandigheden in een ander datacenter kan staan. Buildmatic laat de werkelijke accountregio daarom vóór productie door Pipedrive Support bevestigen en blijft wijzigingen van subverwerkers beoordelen.

Je kunt via info@buildmatic.nl informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen, voor zover die niet al openbaar beschikbaar zijn.

• De ruwe formulierkopie in Supabase: maximaal 12 maanden na ontvangst. De dagelijkse verwijdertaak staat klaar en wordt vóór publieke formulieropenstelling geactiveerd.
• Actieve commerciële contacten: zolang het gesprek loopt en daarna maximaal 24 maanden, tenzij eerder om verwijdering wordt gevraagd of langer bewaren aantoonbaar nodig is.
• Rate-limitgegevens: uiterlijk 24 uur na het einde van het gebruikte tijdvenster.
• Gegevens die onderdeel worden van de financiële basisadministratie: in beginsel 7 jaar nadat de fiscale bewaartermijn begint.
• Gegevens die nodig zijn voor een juridisch geschil, beveiligingsincident of wettelijke verplichting: zolang dat concrete doel dit vereist.

Tot de dagelijkse Supabase-taak actief is, controleert Buildmatic deze termijn handmatig. Buildmatic controleert daarnaast maandelijks in Pipedrive en e-mail of inactieve gegevens hun termijn hebben bereikt. Een juridisch geschil, wettelijke plicht of aantoonbare lopende zakelijke relatie kan verwijdering uitstellen.

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Mail je verzoek naar info@buildmatic.nl. We reageren in beginsel binnen één maand en vragen alleen aanvullende identificatie als dat nodig is om misbruik te voorkomen.

Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Er vindt via de website geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen plaats.

De formulieren verwerken gegevens server-side, gebruiken begrensde velden en bewaren toegangssleutels buiten clientcode. De gewone website-identiteit mag alleen nieuwe regels toevoegen. Een aparte serveridentiteit mag alleen de rate limit en bezorgstatus afhandelen; de browser ontvangt die sleutel niet. Lees meer op de pagina over data en beveiliging.

Bij een inhoudelijke wijziging krijgt deze verklaring een nieuwe versie en datum. De server legt bij nieuwe inzendingen vast welke versie gold.